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【保存版】WEB会議の定番人気アプリZoomの便利すぎる機能14選まとめ

今、WEB会議で定番人気アプリ、Zoom。

セキュリティや通信品質も高く、世界の企業や団体からも選ばれています。

Zoomを利用すると一番に驚かされるのが無料で利用できる充実した機能です。

 

今回は初心者でも簡単に使えるZoomの機能14選をご紹介していきます。

Zoomの導入を検討中の方も、現在お使いの方も、新しい発見があるかもしれないのでぜひチェックしてみてください。

 


1.Zoomミーティングの開始

Zoomのアプリをダウンロード、インストールしアカウントを取得することですぐに通話が出来る状態になります。

開催者にもなれますし、他の誰かが開いたミーティングに参加することも可能です。

インストール後、手順に沿ってアカウントを取得しメインメニューから「新規ミーティング」というボタンをクリックするとミーティングがはじまります。

参加者にミーティングIDをお知らせ又はURLを作成し送信するだけで簡単にミーティングを始めることができます。


2.Zoomスケジュールミーティング機能

会社での決まったミーティング(例:朝の定例ミーティング、月例報告会議など)に利用できる機能です。

あらかじめカレンダーと同期しておくことで決まった時間で会議を開始する事ができます。

  • Googleカレンダー
  • Office 365(Exchange)
  • iCal形式対応カレンダー

上記のカレンダーと統合して使用すると便利です。

一度同期させてしまえば、ミーティングの予定が決まった時に参加者に通知してくれます。

【Zoomで会議をしよう】ミーティングIDの発行方法から招待までやさしく解説します


3.Zoom待ち受け画面設定

顔を表示することによって相手に顔を覚えてもらえるメリットがあります。

Zoomの待ち受け画面はスマホと違って他の方に見てもらうための画面になりますのでご注意下さい。

【Zoomの使い方】待ち受け画面を設定する方法


4.ZoomミーティングIDの発行

個人IDはアカウントを取得した際に割り当てられますが、番号がいつも同じため色々な人に番号を教えてしまいますと出入りが多くなり、ミーティング中でも他の方が入ってきたなどの心配あります。

ミーティングIDを発行してから開始することでURLやIDを知っている人しか参加できないという部屋を作ることが出来ます。

その際にパスワードも設定できるので入室の管理をしっかり行うことが出来、聞かれては困る社内会議や有料セミナーなどを開催することができます。

【Zoomで会議をしよう】ミーティングIDの発行方法から招待までやさしく解説します


5.Zoomの録画(レコーディング)・録音

今までは会議などを行う際に議事録などを作成していたかと思います。

もしくは撮影機材などを用意して、会議室にセットしていた企業もあるかもしれません。

WEB会議では全体を録画しておくことが出来ますの機材も手間も一切不要です。

Zoomは「レコーディング」ボタンをクリック一つで簡単に撮影することができ終了後も簡単にURLを発行し、共有することもできます。

YouTubeに動画アップも簡単に行うことが出来ます。

Zoomの使い方【レコーディング(録画)機能を使ってみよう】

【Zoomの使い方】レコーディング(録画)した動画をYoutubeでアップロードする方法 

6.ミーティングの画面共有機能

私もよく使うのがこの画面共有機能です。

自分と他の人が指定した画面を共有してみることが可能です。

資料をあらかじめ用意しファイルで相手に送ったりする手間も省けます。

同じ画面を説明を加えながらポインターなどを使い簡潔に分かりやすくすることができます。

はじめてのZoom徹底解説【画面共有の使い方】

7.Zoomグループチャット機能

Zoomはビデオ会議だけでなくチャット機能「Zoomグループチャット」備わっています。

チャットのやり取りは勿論可能ですがZoomの良い所は、ミーティングしている最中に指定した相手にのみメッセージを送信できます。

大人数でのセミナーなどで個別の質問を受けたりすることができるのでとても便利です。

8.ホワイトボード機能

画面共有の機能の1つ「ホワイトボード」もとても便利です。

実際のホワイトボードを使う感覚で書いたり消したり自由に使うことが出来るのでイメージなどを伝える時には活躍します。

Zoomの画面共有はとても便利!!ホワイトボードの使い方をマスターしよう

9.バーチャル背景(仮想背景)

ビデオ会議の際に自分の背景を任意の画像に変更することができます。

後ろが散らかっていたりプライバシーの観点から背景を見せたくないなど意外と背景が移ってしまうことを気にされている方も多いと思います。

背景を気にすることなく安心して会議をするための機能です。

Zoomの使い方マスター【バーチャル背景(仮想背景)を設定してみよう】

10.ブレイクアウトルーム機能

全体会議やセミナーなどで大人数でのミーティング中にチームに分かれて話し合いをしたりする時に小部屋を作成し個別にミーティングを行う事が出来る機能です。

グループに分かれてディスカッションをするときなどに適しています。

主催者は個別グループを見回ることもできます。

Zoomの使い方【ブレイクアウトルームの設定と使い方】

11.リモート操作機能

相手の画面と画面を共有しさらに相手のパソコンを操作することができます。

これには相手の承認が勿論必要になります。

リモート操作を行うことで作業効率を格段に上げることが出来ます。

サポート業務をされている方などにおすすめな機能です。

はじめてのZoom徹底解説【画面共有の使い方】

12.スポットライトビデオ機能

通常使用時は、発言者にビデオのスポットが移動し画面に大きく表示されるようになっています。

しかし、セミナーなどでは頷きや咳払いなどでセミナー参加者がメインに大きくなってしまうと困ります。

そんな時にこの機能を使うことで、メインをずっと映しておくことができるようなります。

zoomで画面固定で会議の質が上がる『スポットライトビデオ』と『ビデオの固定』の使い方

13.Slackとの連携機能

チャットツールのSlackと連携することができます。

連携することによってSlackの画面からZoomミーティングを簡単に開始する事が可能です。

Slackを導入している方はぜひ活用したい機能です。

14.資料ファイルの共有

ZoomとBoxなどのストレージサービスを連携することができます。

連携することによってミーティング中にBox内の資料や画像を共有することが簡単に行えます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は初心者の方にもまず覚えてもらいたい機能をご紹介いたしました。

Zoomはとても使いやすく豊富な機能を備えた優秀なアプリです。

働き方が変わったり在宅ワークが増加しWEB会議がこれからもっと増えると思います。

是非、Zoomを使いこなし快適なビジネスライフにしてください。

 

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