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Macパソコン【書類をPDFファイルとして保存、パスワードをかけるセキュリティ対策方法】

Appleのmacパソコンで、書類をPDF保存する方法について解説させていただきます。

PDFは、「Portable Document Format(ポータブル ドキュメント フォーマット)」の頭文字をとったもので、ファイルの保存形式の一つです。

 

書類をPDF(Portable Document Format)で保存することで、他の人と書類・データを共有することができます。

仮に、マイクロソフトのwordで書類を作成した場合、相手側にwordソフトがない場合、書類データを開くことができない場合があります。

PDFファイルなら、送り先の相手側にアプリケーションがなくても、「プレビュー」や「Adobe Acrobat」などのPDFビューアがあれば、その書類を読むことができます。

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Macパソコンで書類をPDFで保存する方法

Macパソコンで、PDFとして保存したい書類を開いている状態で、「ファイル」>「プリント」と選択します。

次に、」ポップアップメニューの中の「PDF」をクリックして、「PDFとして保存」を選択します。

PDFファイルの「名前」と「場所」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。

パソコンのデスクトップに保存をすると、保存後にファイルが生成できたことが確認できます。

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保存時に「タイトル」「作成者」「件名」「キーワード」フィールドに入力する

「タイトル」、「作成者」、「件名」、「キーワード」のフィールドに必要な情報を入力することができます。

入力した情報は、ファイル情報の詳細を見ることで確認することができますし、

これらの「フィールド」に入力した内容は、Macの「Spotlight(検索機能)」を使って検索することができます。

検索する可能性のあるキーワードは、予め入力しておきましょう。

 

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PDF保存時の、セキュリティオプション

保存時に、「セキュリティオプション」を使うことで、書類をパスワードで保護することができます。

例えば、

・書類を開いたり、

・書類からテキスト情報をコピーしたり、

・書類を印刷

するときにパスワードを要求できます。

保存をすると、鍵マーク付きのファイルが生成されます↓

パスワードを入力するときは、「書類を開くとき」のパスワードと、「書類をプリントするとき」のパスワードは別にしなければなりません。

パスワードを同じにすることはできません。

1.DPFファイルを開くときにパスワードを要求する

パスワードを開くときにパスワードを要求することができます。

セキュリティ対策で、誤送信対策で、「ファイル」と「パスワード」を別々にメールでお送りする場合にこの機能を使いましょう。

予め、パスワードを設定しておき、ファイルを開くときに入力すると開くことができます。

 

ほら、開けましたね^^

2.テキストやイメージなどのコンテンツをコピーするときにパスワードを要求

PDFファイルを開いて、テキスト・イメージなどのコンテンツを見ることができるが、コピーをする場合にパスワードを求めることができます。

要は、丸々コピーされるのを防止することができます。

注:PDFファイル自体は開くことができますので、手打ちすることができますし、キャプチャーされてしまう場合は、コピーを予防することができません。

開かれないようにする場合は、開くときにパスワードを入力していきましょう。

3.書類をプリントするときにパスワードを要求

書類をプリントするときに、パスワードを要求することができます。

パスワードをかけた状態で、PDFファイルを保存し、そのPDFファイルを保存すると以下のような表示が出ます。

パスワードを入力後に、プリントが可能になります。

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最後に

いかがでしたでしょうか。

今回の記事では、

1.Macパソコンで、書類をPDF保存する方法

2.PDF保存するときに、フィールド情報を入力する方法

3.PDF保存するときに、セキュリティオプションを使用する方法

について、解説させていただきました。

よろしければ、ご活用ください。

 

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