「仕事に着手するまでの時間が遅い」を解決する5つのコツ

✔︎ 仕事が終わらない・・

✔︎ いくら時間があっても終わらない・・

と言っている人に限って、取り掛かるまでにめちゃくちゃ時間がかかっていることがあります。

 

例えば、40分で終わると予想した仕事があって、期限は12:00。

今が9:00だからといって、なかなか取り掛からず、身の回りの片付けとかデスクトップの整理など、いつやっても良いような仕事をしたり、ネットサーフィンをしながら過ごす。

10:30頃になって着手しはじめて、予期せぬミスや、調べ物に時間がかかってしまい、10分オーバーの12:10に終了。

取引先に、謝りの電話を入れて10分間の会話。

急いで作業したので、さらに修正が発生して10分作業。

信頼を勝ち得るためにこんな仕事をしてはいけない、、と、頭では分かっています。

この状況と全く同じことではないにしても、着手するまでに時間がかかってしまい、余計な時間がかかってしまうことがあります。

「仕事に着手するまでの時間が遅い」ことを解決するだけで、このような質の低い仕事をすることを予防することができます。

1.詳細なタスク、目標を立てること

先に挙げた事例では、実際にかかった時間に対して、予想していた読みが甘かったことも原因です。

最終的に、取引先に送る資料を作成して送信をする場合、

・資料作成用のアプリを立ち上げたり

・相手方にメールを送ったり

・予期せぬ調べ物をしなければならなかったり

どんなことが起こる可能性があるのか、できるだけ予測をして細分化した予定を立てましょう。

どこまで細分化するか?ですg、他の人に仕事をお願いするときに、その作業表をみて実施できるレベルに仕上げましょう。

2.仕事に着手するまでに、20秒以上かけない

仕事に着手するまでに、20秒以上の時間をかけないようにしましょう。

例えば、特定のファイルを開きたいとき、

フォルダの下の階層に設置されていて、ファイル名もわからない。。。

これでは、作業を始める前からエネルギーを消費して、やる気がなくなってしまいます。

できるだけ短時間で作業をスタートできるように、パソコン上のレイアウトにも工夫をしましょう。

ファイル名の付け方に、規則性を持たせるのもコツの一つですね^^

3.断捨離する

やりたい作業があっても、なかなか作業ができない、着手できない場合、

「ボーッとして作業が進まない」のではなく、

他の何かをしていて、進まないことが多々あります。

もし気がつけば、

「着手するまでに何をしていたのか?」がわかると、それをやらなければ良いので、

自分の作業をする環境から追い出してしまいましょう。

例えば、

・スマホの電源を切っておく

・視界に入る、使わないものを捨てる、別の場所に置く

など、ちょっとした環境づくりで集中力がアップします。

4.アプリ、ツールの立ち上げ時間を活用する

作業をするときに必要な「ツール」「アプリ」、ほか「電源を入れて立ち上がるまでの時間」って、毎日積み重ねると何分、何時間という時間になります。

例えば、いざ作業をはじめる!というときにパソコンの電源を入れるのではなく、出社したら電源を入れて、立ち上げにかかる数秒間をただ待つだけに消費することがなくなります。

ちょっとした数秒間の時間でも、積み重なると大きな時間になります。

無駄にしないようにしましょう!

5.複数の仕事を同時進行しない

人間が一度に作業できるタスクは、一つだけです。

同時平行していたとしても、信号機のようにどれか一つが点灯すると、他のランプが消えて、結局一つのことしか進められないのです。

Aの仕事を50%まで進めて、Bの仕事を30%進めて、Cを10%進めて、またAに戻って、、、という進め方が良いと言われていた時期がありましたが、マルチタスクはエネルギーの消耗が激しいので、バカになるという論文もあるくらいです。

終わっていない作業のことが、気になっちゃって、仕事が終えるのが遅くなっちゃいますよね。

仕事は、一つずつ、集中して、確実に終割らせるのがコツです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

仕事に取りかかるまでの時間が遅いと、気づけたのなら改善ができます。

自分に合ったやり方を色々と試して、最適な進め方を模索していきましょう^^

 

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